Pernah ada seorang karyawan, kejadiannya dia harus melaporkan masalah belanja bahan baku ke bosnya. Dia ingin mengabarkan bosnya bahwa ada beberapa barang yang harganya berubah, beberapa lainnya sedang kosong. Dan dia ingin mengusulkan bahwa beberapa produk bisa di-pending dulu produksinya sampe bahan baku tersedia. Karena anggaran belanja juga mepet.
Si karyawan ini, setengah jam lebih, duduk megang hape. Ngetik panjang, edit, hapus, ulang, edit, and repeat. Begitu aja dia.
Apakah kamu juga pernah seperti itu?
Mau ngechat atasan, tapi bingung setengah mati. Nggak kelar-kelar draft chat-nya sampe lebaran haji.
Ayok kita bahas gimana rumus nge-chat atasan biar keliatan pintar, tetap sopan, dan elegan.
Jangan Sapa Doang
Ini yang sering kurang tepat. Ketika kita nge-chat atasan hanya dengan “selamat siang, Pak.”. Atau “Halo, Pak.” atau yang paling parahnya lagi hanya “Pak”. Terus udah gitu aja. Nunggu sampe atasan bales dulu. Sebaiknya, kalau nge-chat atasan itu langsung aja utarakan keperluan. Jangan nyapa doang. Ini jatuhnya nggak sopan. Dan terlihat nggak profesional.
Logikanya gini. Atasan itu kan posisinya di atas. Maksudnya kerjaannya lebih ke konseptual manajerial. Dia buanyak banget urusannya. Meeting ini itu. Ketemu investor. Ketemu klien. Analisa performa perusahaan. Rancang strategi. Dan masih banyak lagi kerjaan mikir lain. Jadi, waktunya sedikit. Bahkan mereka sampe rumah pun masih kerja.
Kita perlu paham betul nih soal waktu yang sedikit, sehingga kita bisa menghargai waktu mereka. “Ah, atasan aku kerjaannya gabut dan mobel lejen aja tiap hari.” itu laen cerita. Lanjut. Kalau kita hanya salam doang. Selanjutnya, atasan akan balas, “Ya, ada apa?”. Terus gimana? Ketika kita sudah merebut fokus atasan untuk bales chat, apakah kita tega nyuruh mereka nunggu kita bales lagi?
Pertama, perihal nggak sopannya itu ketika kita membuat beliau menunggu balasan lagi dari kita tentang tujuan kita ngechat. Kedua, ini jadinya buang-buang waktu atasan, dan buang-buang waktu kerjaan kita. Yang efeknya juga nanti jadi tanggung jawab atasan. Oleh karena itu, jangan sapa doang. Apalagi kalo cuma ngechat, “PING.” atau “P”. ini ngechat atasan atau gebetan(?)
Rumus Chat
Langsung ke rumusnya. Yang paling ideal seperti ini.
Salam + Masalah + Usulan Solusi + Keputusan + Pertanyaan (kalau ada)
Contoh. Kasus di cerita awal tadi.
“Selamat siang, Pak. Ini saya sudah belanja keperluan hari ini. Tapi budget-nya ternyata kurang dan ada beberapa bahan yang out of stock. Jadi saya prioritaskan belanja bahan untuk keperluan produksi hari ini dan besok saja ya, Pak. Menurut bapak bagaimana?”
Perhatikan paragraf tersebut. Ada salam, ada penjelasan masalah, dan ada keputusan dari kita, yang akhirnya minta persetujuan atasan.
Ini adalah contoh paling ideal.
Tapi kalau kita takut ambil keputusan atau nggak tau ngasi solusi apa. Chat-nya bisa gini.
“Selamat siang, Pak. Ini saya barusan ke toko bahan baku. Tapi ternyata uangnya kurang dan ada beberapa bahan baku yang kosong. Bagaimana ya, Pak?”
Ketika kayak gini, rumusnya jadi: Salam + Masalah + Pertanyaan
Sebenernya kalau bisa pakai rumus yang kedua ini, udah sangat bagus buat temen-temen. Walau kebanyakan atasan yang sifatnya delegatif, bakal ngelempar balik tuh isunya. Biasanya cuman dijawab, “Menurut kamu gimana?”
Itulah mengapa, sangat bagus kalau kita udah bawain solusi duluan. Jadi gak perlu mikir solusi lagi. Sebenernya di pikiran temen-temen pas lagi ada masalah di kerjaan, itu udah ada usulan solusi. Tapi nggak disampaikan. Itu aja sih isunya. Sepengalaman saya ya.
Konkrit, Langsung, dan Nggak Bersambung
Implementasi rumus di atas itu jangan dipotong-potong. Langsung aja. Dalam satu kali nge-chat beliau (atasan), kita pake semua rumusnya. Jadi nggak perlu tek tokan sambil nunggu balesan. Sehingga semuanya serba efisien dan efektif. Nggak ba bi bu. Langsung sat set gitu. Oh ya, jangan lupa pake kata ganti “saya”. Bukan ‘aku’, bukan ‘gue’. Ayok kita lestarikan budaya tata krama kepada yang lebih tua.
Silahkan dicoba, dan saya yakin, jika ini pertama kalinya kamu lakukan, hati atasan anda akan semeriwing. “Ini karyawan gua kok jadi keren banget, nggak kalah sama pegawai-pegawai SCBD.”
