Ketika bapak ingin menghadiri sebuah meeting, selain mempersiapkan materi dan tau apa yang mau dibahas di meeting tersebut, ada beberapa cara yang bapak bisa lakukan untuk menguasai meeting, diantaranya adalah
Datang Tepat Waktu
Jangan telat, pak. Ini dasar banget. Kehadiran bapak yang tepat waktu menunjukkan bahwa bapak dapat menghargai waktu dan para audiens yang menghadiri meeting. Buat hal ini jadi kebiasaan, pak. Kalo bisa datang lebih awal, malah lebih bagus.
Buat Agenda Meeting dan Announce
Dengan adanya agenda meeting, selain membuat meeting lebih kondusif dan tidak melebar, bapak jadi bisa lebih siap. Banyak dari bapak yang kalo meeting "dateng aja dulu deh". Jangan gitu pak, selalu siapkan apa tujuan bapak menghadiri meeting dan siapkan materi setidaknya secara verbal.
Kasih Kartu Nama di Awal Meeting
Tujuannya adalah biar bapak dapet kartu nama lawan meeting bapak. Misal lawan meeting bapak ada 3 orang. Letakan kartu nama mereka di meja bapak sesuai dengan posisi duduk mereka, gunanya supaya bapak ingat nama mereka dan yang mana orangnya. Orang yang baru ketemu sama bapak akan lebih seneng kalo bapak bisa inget nama mereka.
Sebut Nama Lawan Meeting Saat Berbicara
Setelah bapak pegang kartu nama merka dan meletakan kartu nama sesuai dengan posisi duduk mereka, makan bapak bisa dengan mudah memberi komentar dengan menyebut nama mereka. Contoh : "Saya setuju sama Pak Budi, akan lebih keren lagi kalo ide bapak digabung dengan ide Pak Andi".
Lakukan Eye Contact dan Perhatikan Gesture Bapak
Jangan membuka laptop di meeting pertama, manfaatkan notes dan perbanyak melakukan eye contact. Business deal banyak terjadi bukan hanya karena apa yang bapak bisa, tapi emotional approach yang sangat menentukan. Contoh yah pak, ada 2 tukang bakso, yang 1 abangnya judes, 1 lagi abangnya ramah, meskipun rasa dan harga beda tipis, pasti bapak pilih yang abangnya ramah.
Tutup Meeting dengan Summary
Bapak akan terlihat benar-benar fokus dan memahami isi dari meeting ini, fungsinya sama kayak MoM (Minutes of meeting), tapi ini lebih emotional.
"Oke pak saya coba kasih summary meeting ini".
Jelaskan poin demi poin dari meeting yang sudah dilaksanakan, contoh :
- Objective : Kenaikan sales 50%
- Kesulitan : Promotion tidak tepat sasaran
- Kita akan trial project ini selama 1 bulan
- Pak Rahmat pelihara burung nuri
- Akhir Mei kita evaluasi project ini
Selipkan juga jokes untuk membuat lawan meeting bapak nyaman dengan bapak.
Memang butuh banyak latihan, praktek dan jam terbang agar bapak bisa terlihat pro banget dalam menguasai meeting. Semoga cara yang bisa bapak lakukan untuk menguasai meeting ini dapat memberikan insight dan memudahkan bapak ya!
